企业用工管理系列之如何制定合法合理的规章制度

俗话说“国有国法，家有家规”，企业规章制度就好比是企业内部的“法律”。制定完善有效的规章制度，是企业实现规范化管理和用工自主权的重要方式和依据。但是，一个好的规章制度，除了必须严格遵守法律规定制定，还应当从本企业的实际出发，具备合理性和较强的操作性，否则，看起来再完美的制度也不过是废纸一张。

实践中我们却常常见到企业自以为合法完善的规章制度，却被法院认为是无效的，不能据以约束员工。那么，怎么制定一个合法的规章制度，同时又能保证制度的合理可行、符合企业的实际管理需求呢？

一、怎样的规章制度才是合法有效的呢？

企业的规章制度要具有法律效力，能有效地约束员工，应当具备3个条件：第一，规章制度的内容应具有合法性；

第二，制定和通过应经过民主程序；

第三，应向劳动者公示。

（一）内容合法

内容合法是指用人单位的规章制度，其内容符合《劳动法》、《劳动合同法》及相关的法律法规，法律有明文规定的，用人单位可以依据法律规定对规章制度进行细化；对于没有相关法律规定以及法律没有禁止性规定的，用人单位可以依据劳动法律立法的基本精神以及公平合理原则制定相应的规章制度。

（二）民主程序

依据《劳动合同法》的规定，用人单位在制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

1、这里的“规章制度”应做广义的理解，是指企业为了加强劳动关系管理，在企业内部实施的规范劳动者义务和保障劳动者权利的全部行为准则，包括劳动合同管理制度、岗位职责制度、绩效考核制度、薪酬福利制度、考勤制度、休假制度、奖励与惩罚制度和培训制度等等。

2、“民主程序”主要包括两个步骤，第一步是讨论程序，即与全体职工或职工代表讨论规章制度草案提出方案和意见；第二步是协商确定程序，即用人单位与工会或者职工协商确定规章制度文本。

（三）公示程序

《劳动合同法》第4条第4款规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”作为企业内部的规章制度必须对其适用的人公示。那么企业规章制度应如何公示？

案例1：某公司将新制定的《考勤管理制度》公布在公司的告示栏里，连续张贴了1个月。公司员工李某离职时，主张其在该公司工作期间存在加班，但公司认为，依据该制度的规定，任何员工的加班都须事前申请且经过主管领导的审批方可视为有效加班，李某未履行相应的申请及审批手续，所以不认可其加班事实。李某向劳动争议仲裁委员会提起仲裁，要求补发加班工资。劳动争议仲裁委员会认为公司不能提供该《考勤管理制度》已向李某进行过公示的证据，因此该制度对李某不具有约束力，公司应向其支付加班工资。

案例2：某公司制定了《员工奖惩制度》，其中明确写明了公司各岗位员工的工作纪律、岗位职责及违纪的处罚标准，并且在中、高层管理干部会议上正式宣布实施，对全体员工生效。随后不久，公司依据《员工奖惩制度》对两个上班时间在公司里吵架并造成不良影响的员工小王和小张作出了解除劳动合同的处理，小王和小张以他们不知道有上述制度为由申请劳动仲裁。劳动争议仲裁委员会认为公司的《员工奖惩制度》未事先向劳动者公示，不可以作为公司解除劳动合同的依据，裁决公司与小王和小张恢复劳动关系。

律师点评

上述两个案例都是由于企业对规章制度的公示方法或手段欠妥，从而导致企业败诉的案例。实践中，虽然很多企业也知道规章制度公示的重要性，但由于欠缺证据意识，因此，虽然也采取了公示，如上述案例，但发生争议后却因举证不能而无法得到法律的支持。

实践中可用作公示或告知的手段很多，比如，很多企业将规章制度张贴在公告栏中进行公示，还有一些公司利用内部办公系统进行公示，或发送“公共邮件”等，这些方法虽然简捷高效，却不能有效地防犯法律风险，由于存在举证困难的问题，一旦员工否认，企业将会非常被动。因此，为了方便证据的固定和保留，我们建议用人单位首选发放员工手册的办法来作为公示手段，即将企业的规章制度汇编成册并融合进企业的员工手册里，让员工签收，并确认已知悉该规章制度的全部内容且同意遵守。如内容有增加、更改的，需针对修改内容另行履行签收手续。

二、怎样的规章制度才是完善、合理的呢？

（一）内容合理

先来看如下两个案例，企业规章制度如此规定，是否合理？

案例1：一家生产烟花爆竹的企业规定，职工在单位车间内吸烟，一经发现企业即可解除劳动关系。一家在写字楼里办公的文化传播公司也规定，员工在公司办公室内吸烟，一经发现公司即可解除劳动合同。

案例2：一家生产型企业规定，工厂流水线上的职工累计迟到两次，企业即可解除劳动合同。一家普通咨询类的公司也规定，员工迟到两次，企业即可解除劳动合同。

通过上述两个案例可以看出，关于“合理”标准，很难有一个统一的界定，必须具体情况具体分析。由于用人单位各行各业千差万别，同样的规章制度，放在不同的企业，其效力和适用结果很可能大相径庭。比如案例1，对于生产烟花爆竹的企业，员工在车间内吸烟是极其危险的，因此，在规章制度中将吸烟作为劳动合同的解除条件是合理的；但是对于一般公司而言，吸烟行为就是一般的违纪行为，若企业将该行为作为解除条件，就存在很大的不合理性。

再如案例2，对于生产型企业，流水线上的一个员工的迟到可能会造成停产，给企业带来重大损失，因此，约定员工迟到累计两次可以解决劳动合同有其合理性。但是对于普通公司而言，如果工作的性质对于时间性的要求没有那么高，并且迟到并不会给公司带来相对重大的损失，则这样的规定显然过于苛刻，缺乏合理性。

（二）细化标准

实践中，很多企业不是没有规章制度，而是有相对全面且繁多的规章制度，对于企业经营管理涉及的方方面面均有规定，但是真正需要靠规章制度来解决劳动争议和纠纷的时候，却发现规章制度根本不管用。原因就在于企业的规章制度虽然多而全，但是实际操作性不强，缺乏明确的适用标准，导致面临实际问题时成了一纸空文。

先来看如下两个案例，员工的何种行为才能视为构成“严重违纪”呢？

案例1：刘某是公司的财务，在审核报销时，未审查出某位员工多报销的60元费用，公司发现后，刘某及时作出了解释和更正。但是两天后，公司书面通知刘某，因她在公司担任出纳期间，有财务报销上的弄虚作假行为，而财务人员在报销中不能实事求是，性质较为严重，符合公司规章制度中随时解除劳动合同的情形，因此公司决定与其解除劳动合同。刘某不服，提起劳动仲裁，要求公司支付违法解除劳动合同的经济赔偿金，获得仲裁庭支持。

案例2：李某在某印染厂工作，担任质量管理员，职务内容包括对各生产工序进行质量确认。某日，李某未仔细检查生产用的染料，指挥上中班的操作工使用了错误的染料加工布匹。第2天李某来公司上班时，才得知他前1天的失误致使价值1万多元的布匹无法修复。下午，公司书面通知李某，根据公司《员工手册》的规定：员工严重失职，并造成不良影响和经济损失5000元以上的，公司可以予以辞退。李某未按照工艺质量管理流程操作，严重失职给公司造成了巨大经济损失，因此，公司决定与其解除劳动合同。李某不服，向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，要求公司撤销解除决定，继续履行劳动合同。仲裁委员会驳回了李某的仲裁请求。

上述两个案例中针对严重违纪，公司规章制度中都有相关规定，结果却大不相同。两个公司一个败诉，一个胜诉的关键就在于企业规章制度中对于“严重违纪”标准的界定。何谓“严重违纪”，法律没有也不可能作出明确规定，这就赋予了用人单位界定“严重违纪”的自主权。

从上述两个案例可以看出，规章制度不应只是法律规定和条文的简单罗列，更应是一套符合企业自身实际，切实可行的标准化手册，通过相关制度的完善和标准的细化来达到对自己有利的局面，从而在法律允许的范围内实现更自主的用工管理。

律师解读

（1）企业规章制度没有经过民主程序，就全部无效吗？

答：不是。不同地区的审判实践有所不同，一般来说，规章制度虽未经过民主程序，但规章制度的内容合法且经过公示程序，劳动者没有异议的，也可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据。

（2）如果规章制度经“平等协商确定”程序无法达成一致，企业能最终决定吗？

答：可以。因为《劳动合同法》第4条第2款规定的“平等协商确定”主要是指程序上的要求，如果企业和职工或工会经平等协商无法达成一致，那么最后的决定权还在用人单位手里。如果该规章制度违反法律法规的规定，给劳动者造成损害的，劳动者可依法寻求救济。

（3）企业没有组建工会，会影响规章制度的生效吗？

答：不会。工会是企业职工自愿结合的组织，法律并不强制企业必须建立工会。如果企业职工没有组建工会，制定和修改规章制度可以与职工民主选举的代表平等协商，不会影响规章制度的效力。